El cumplimiento normativo en los diferentes requisitos legales y los sistemas de control para prevención de actividades ilícitas, o “compliance”, se ha vuelto una pieza clave en la gestión de riesgos y protección de las empresas del sector transporte en Colombia. No solo se trata de cumplir con la ley para evitar sanciones, sino de establecer una cultura empresarial basada en la transparencia, la responsabilidad, legalidad, control y la mejora continua. Uno de los aspectos más relevantes para las Empresas, en el cumplimiento frente al SARLAFT, es nombrar un oficial de cumplimiento, formado, capacitado y con experiencia, que sepa cómo defender a la empresa, ya que este oficial se convierte en su primer defensor, su primer abogado, su primer respondiente ante las autoridades por la acción u omisión frente a la evaluación de sus contrapartes, la implementación y controles del sistema y la identificación de las señales de alerta en la operación, que serán objeto de inspección por parte de la Superintendencia de Transporte.
¿Qué es el SARLAFT?
El SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo LAFT) es el compilado de todas las Políticas, procedimientos, herramientas y controles que la empresa ha desarrollado e implementado para corresponder al cumplimiento normativo y proteger su buen nombre y la de sus contrapartes en el sector que desarrolle su actividad.
En términos prácticos, el SARLAFT busca que todos los actores que formen parte de una actividad de la empresa cumplan con los estándares legales y operativos que garanticen seguridad, legalidad y eficiencia en la cadena logística previniendo actividades ilícitas. La labor del representante legal y oficial de cumplimiento no es sólo prevenir las sanciones, debe ser también promover la autorregulación, el autocontrol y el mejoramiento continuo previniendo los riesgos legales, reputacionales, financieros y reputacionales de la Empresa.
Responsabilidades de las Empresas de transporte y de los Generadores de carga ante el SARLAFT:
En Colombia hay una amplia cantidad de normas que regulan específicamente cada sector, ejemplo de ello, para el Sector Transporte existen más de 300 normas vigentes, en donde tanto empresas de transporte, como usuarios del transporte, propietarios de vehículos, y los generadores de carga, debe observar varias condiciones legales y contractuales al momento de contratar o de prestar el servicio de transporte según el servicio, ruta, tipo de sus productos o mercancías. Actividades en las que deben asegurar prácticas de debida diligencia en donde mínimo deben:
- Verificar que se cuente con las autorizaciones o habilitaciones para prestar el servicio acorde con la normativa vigente. No se puede contratar a empresas no autorizadas por el Ministerio de Transporte, o cualquier otra autoridad de control que haya suspendido o cancelado el permiso para operar o estén en un proceso de disolución o liquidación, inclusive en proceso de sometimiento a control o posesión por parte de una autoridad.
- Exigir el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia y documentación legal, completa y vigente. Esto incluye procesos de selección y vinculación, análisis de riesgos, documentos de transporte, pólizas, certificados de cumplimiento.
- Reportar información a las autoridades: si se es una empresa que es vigilada por la Superintendencia de Transporte es necesario identificar y cumplir con los reportes mensuales, trimestrales y anuales que hay que hacer, cuando es del sector real los reportes trimestrales, semestrales y anuales, y si es una ESAL los reportes anuales de acuerdo a las normas vigentes.
- Implementar medidas de control y trazabilidad sobre el proceso administrativo, operativo, logístico, desde la contratación hasta la entrega final del servicio, mercancía, o personas.
- Evitar la co-autoría en actos irregulares, por acción o por omisión podemos pasar de ser víctimas a cómplices, por no controlar, no mitigar, no reportar, o seguir con malas prácticas como facilitar o permitir actos irregulares, infracciones financieras, tributarias, operativas en transporte como permitir el sobrepeso, manipulación de documentos, uso de vehículos no habilitados, o prácticas que pongan en riesgo la vida de los conductores y otros actores viales.
Riesgos del incumplimiento
No cumplir con las obligaciones ante el SARLAFT puede generar:
- Sanciones económicas por parte de la SuperTransporte, que pueden alcanzar hasta los 700 SMMLV.
- Sanciones económicas por parte de la Supersociedades hasta por 200.000 SMMLV.
- Sanciones de la Fiscalia General de la Nacion por 50.000 SMMLV.
- Investigaciones penales con penas de prisión por 45 años de cárcel o extradición.
- Suspensión o cancelación de permisos o habilitaciones.
- Suspensión o cierre definitivo de la Empresa.
- Procesos legales que afecten la reputación y estabilidad financiera de la empresa.
- Daño reputacional y pérdida de confianza por parte de aliados, clientes, proveedores y autoridades.
Actualmente nos enfrentamos a nuevas estrategias de supervisión mediante el uso de la IA y tecnologías para el conocimiento y verificación de información, el cruce de datos, la georreferenciación y el análisis predictivo para identificar patrones de riesgo y determinar la responsabilidad de las empresas de transporte, operadores, usuarios, terceros y generadores de carga en hechos irregulares.
Claves para un buen sistema de compliance en transporte
- Capacitación continua sobre normativas actualizadas.
- Revisión periódica de proveedores y contratistas, incluyendo análisis de antecedentes y cumplimiento legal.
- Protocolos internos claros sobre contratación, verificación documental, seguimiento debida diligencia y gestión de incidentes de seguridad.
- Uso de tecnología para trazabilidad, monitoreo en tiempo real, automatización de reportes, identificación de señales de alerta y control de indicadores clave.
Conclusión
El compliance no es solo un requisito legal: es el conjunto de sistemas y procedimientos que le sirve como herramienta y como prueba para defender y proteger a su empresa, mejorar procesos y generar confianza en el mercado. Si eres generador de carga, empresa de transporte se deberá actualizar y garantizar el cumplimiento del SARLAFT, del Código de ética y Conducta en SARLAFT, del PTEE, del PIGDP, ya que serán sistemas y Programas claves de inspección, requerimiento e investigación por parte de la supertransporte. Asegúrate de tener tus procesos al día, documentados, actualizados y en revisión constante.
Cumplir no solo te protege de sanciones, también te posiciona como una empresa seria, confiable y preparada.
¿Tu empresa ya está cumpliendo con todos los lineamientos del SARLAFT? Si no sabes por dónde empezar, busca asesoría especializada. ¡Cumplir es avanzar!
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