Cuando los sistemas informáticos aduaneros presentan fallas o intermitencias, las operaciones de comercio exterior pueden verse seriamente afectadas. Esto incluye retrasos en la recepción y salida de mercancías, trámites detenidos e incluso el riesgo de vencimiento de términos.
Para enfrentar estas situaciones, la Subdirección de Operación Aduanera emitió el Memorando 241 del 28 de noviembre de 2025, que establece lineamientos claros para que las Direcciones Seccionales gestionen adecuadamente la contingencia y aseguren la continuidad del servicio.
Este blog explica de manera sencilla qué hacer, cómo proceder y cuáles son las obligaciones tanto para usuarios aduaneros como para la autoridad, cuando los sistemas presentan fallas parciales.
¿Qué es una contingencia en los sistemas aduaneros?
Se considera contingencia cuando:
- Los servicios informáticos están en funcionamiento pero con intermitencia, y
- Los usuarios no pueden realizar sus trámites debido a estas fallas.
Es importante aclarar que la contingencia solo aplica para los usuarios realmente afectados, no de manera generalizada.
¿Qué normas respaldan estos lineamientos?
El memorando se basa en la normativa vigente, la cual permite:
- Declarar la contingencia cuando existan fallas comprobables en los servicios informáticos.
- Autorizar trámites mediante mecanismos alternos o incluso de forma manual.
- Registrar posteriormente en el sistema toda actuación realizada durante la contingencia.
También se contemplan medidas específicas para procesos de carga, exportación y trámites excepcionales que permitan continuar el flujo operativo.
¿Qué deben hacer los usuarios aduaneros cuando el sistema falla?
El procedimiento es claro y obligatorio:
1️ Reportar la falla
El usuario debe informar el incidente a través de los canales oficiales de la entidad, anexando:
- Capturas del error,
- Descripción detallada del problema,
- Formato de reporte correspondiente.
Al realizar el reporte, recibirá un número de registro con fecha y hora, que será el soporte para cualquier trámite manual autorizado.
2️ Esperar verificación de la autoridad
El funcionario evalúa la falla y, si procede, autoriza el trámite manual. Todo debe quedar debidamente soportado.
3️ Registrar la actuación en el sistema cuando este se restablezca
La información del trámite manual deberá ingresarse posteriormente en los servicios informáticos para completar el proceso.
Responsabilidades de las Direcciones Seccionales
Las Direcciones Seccionales de Aduanas, Impuestos y Aduanas deben:
✔ Garantizar la prestación del servicio
Fortaleciendo las áreas que autorizan trámites manuales y las que atienden usuarios.
✔ Minimizar el impacto operativo
Evitar retrasos que puedan generar vencimientos de términos o afectación a la cadena logística.
✔ Controlar rigurosamente cada autorización manual
Cada trámite manual debe estar justificado, soportado y limitado exclusivamente al proceso afectado.
✔ Aplicar la numeración correcta
Se deben seguir los lineamientos de memorandos previos para numerar los trámites manuales de forma ordenada.
¿Qué trámites pueden realizarse de forma manual durante una contingencia?
Cuando las fallas del sistema impiden avanzar, se pueden autorizar manualmente trámites como:
- Recepción del medio de transporte.
- Entrega de documentos de viaje.
- Descargue de mercancías.
- Traslados y recepciones en depósito.
- Traslados y recepciones en depósito.
- Procesos de exportación.
- Salida excepcional de mercancías mediante formularios manuales temporales.
Es importante señalar que cada autorización cobija solo un trámite específico. Si el usuario requiere varios procedimientos, deberá solicitar autorización para cada uno.
¿Qué ocurre después de la contingencia?
Cuando el sistema vuelva a la normalidad:
- El usuario deberá completar los trámites pendientes en el sistema.
- En los casos aplicables, deberá presentar los formularios especiales correspondientes.
- Las Direcciones Seccionales verificarán que toda la información registrada durante la contingencia haya sido incorporada correctamente.
Esto garantiza trazabilidad y continuidad regulada de las operaciones.
Conclusión
El Memorando 241 ofrece una guía clara y necesaria para manejar situaciones de intermitencia en los sistemas informáticos aduaneros, evitando que las operaciones de comercio exterior se detengan por completo y permitiendo a los usuarios continuar sus procesos bajo un marco regulado.
Los lineamientos refuerzan la importancia de:
- Mantener evidencia de los errores del sistema,
- Actuar con orden y trazabilidad,
- Coordinar de manera eficiente entre usuarios y autoridades,
- Minimizar el impacto operativo y los riesgos normativos.
Esta normativa asegura continuidad, seguridad y formalidad en las operaciones aduaneras, incluso cuando la tecnología falla.
Descubre cómo proteger tus operaciones de comercio exterior y actuar correctamente cuando los sistemas aduaneros fallan.
