Empresas de transporte: RNDC actualizó Retención FOPAT y esto cambia tu liquidación mensual: El sector transporte terrestre de carga en Colombia enfrenta un nuevo ajuste operativo con la actualización de la Guía de Liquidación de Retención FOPAT, documento que en su Versión 2, aprobada el 20 de abril de 2026, incorporó una funcionalidad relevante dentro del Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC).
Aunque a primera vista pueda parecer un cambio técnico menor, la actualización tiene un impacto importante en la gestión financiera, operativa y tributaria de las empresas transportadoras, especialmente en aquellas que realizan operaciones con terceros y deben gestionar correctamente la retención asociada al Fondo para la Promoción de Ascenso Tecnológico (FOPAT).
La principal novedad de esta nueva versión es la incorporación del Capítulo 8, mediante el cual se habilita la funcionalidad de Consulta de Retenciones FOPAT dentro del RNDC. Esta herramienta permite que las empresas de transporte consulten directamente en el sistema el valor total consolidado que debe ser consignado a la DIAN, simplificando significativamente el proceso de liquidación mensual.
Antes de esta actualización, muchas compañías realizaban conciliaciones internas manuales o apoyadas en reportes independientes para calcular cuánto debían transferir a la autoridad tributaria. Esto generaba riesgos operativos, errores de conciliación y diferencias entre registros internos y lo reportado en plataforma.
Con la nueva funcionalidad, el RNDC actualiza diariamente la información y consolida automáticamente las retenciones causadas por cumplidos aceptados, descuenta las retenciones anuladas y muestra el saldo total pendiente por pagar. Esto brinda mayor trazabilidad y permite una liquidación más precisa y eficiente.
Según la guía oficial del Ministerio de Transporte, el sistema ahora presenta variables como el valor total de retenciones causadas, retenciones anuladas, saldo pendiente del mes anterior, consignaciones realizadas a la DIAN y valor total a pagar en el siguiente periodo
¿Qué es el FOPAT y por qué existe esta retención?
El FOPAT corresponde al Fondo para la Promoción de Ascenso Tecnológico, un mecanismo creado para financiar la modernización del parque automotor de carga pesada en Colombia.
La lógica detrás de este fondo es generar recursos destinados al fortalecimiento del sector transporte, promoviendo renovación tecnológica y mejores estándares de competitividad.
La base legal de este recaudo se encuentra principalmente en la Ley 2251 de 2022, específicamente en su artículo 21, donde se establece una tarifa máxima del 0.1% sobre el valor a pagar en el manifiesto de carga, designando además a las empresas transportadoras como agentes de retención.
Posteriormente, la Resolución DIAN No. 000008 de 2026 reglamentó el procedimiento operativo, definiendo el recaudo, transferencia de recursos y momento exacto de causación.
Adicionalmente, el Decreto 1079 de 2015 asigna competencia a la DIAN para reglamentar el procedimiento correspondiente.
Conclusión
La retención FOPAT aplica únicamente a operaciones de transporte público terrestre de carga de alcance intermunicipal o nacional que involucren vehículos con un Peso Bruto Vehicular superior a 10.5 toneladas.
En términos prácticos, esto incluye principalmente tractocamiones, camiones de tres y cuatro ejes, así como camiones de dos ejes cuyo PBV supere el umbral establecido.
Esto significa que no todas las operaciones de transporte están sujetas al recaudo.
Por ejemplo, no aplica para vehículos con PBV igual o inferior a 10.5 toneladas, camionetas ni volquetas, debido a que estas categorías pertenecen a otra subcuenta de modernización relacionada con carga liviana y volquetas.
Esta diferenciación es importante, ya que muchas empresas asumen erróneamente que toda operación de carga genera obligación FOPAT.
¿Cómo se calcula y registra la retención?
- La retención se ejecuta operativamente dentro del RNDC en dos momentos: durante la expedición del manifiesto y posteriormente en el cumplido del manifiesto.
- En la expedición, el sistema toma como base el valor a pagar del viaje y aplica el porcentaje del 0.1%, equivalente a multiplicar el valor por 0.001.
- Por ejemplo, si el valor a pagar del viaje corresponde a $5.417.000, la retención será de $5.417.
- El resultado debe ajustarse al peso más cercano y registrarse en la casilla correspondiente a Retención FOPAT (0.1%) dentro del RNDC.
- Posteriormente, al momento del cumplido del manifiesto, si durante la operación existieron variaciones económicas como descuentos, tiempos adicionales, ajustes o valores complementarios, debe recalcularse nuevamente el 0.1% sobre el valor final.
- Este ajuste queda registrado dentro de la sección de valores finales del viaje.
- Adicionalmente, la guía establece que el valor retenido debe quedar reflejado obligatoriamente en los documentos PDF tanto del manifiesto como del cumplido, garantizando transparencia frente a conductores, propietarios y titulares del manifiesto.
El punto más importante: cuándo realmente se causa la retención
Uno de los errores más frecuentes en operación y contabilidad ha sido asumir que la retención nace al momento de expedir el manifiesto.
Sin embargo, la normativa es clara: la retención no se causa en la expedición, sino exclusivamente cuando ocurre la aceptación del cumplido del manifiesto electrónico en el RNDC.
Esto tiene implicaciones directas en conciliación mensual y cierre tributario.
Por ejemplo, si una empresa expide un manifiesto el 30 de abril, pero el cumplido es aceptado el 1 de mayo, la retención corresponde contablemente al mes de mayo y será reportada por el RNDC en ese periodo.
Del mismo modo, si un cumplido es anulado, el valor correspondiente se registra como negativo en el mes en que ocurre la anulación, afectando automáticamente el consolidado del periodo.
¿Cuándo debe pagarse a la DIAN?
- El recaudo consolidado del mes debe ser transferido a la DIAN dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente.
- El valor final resulta de sumar las retenciones causadas, adicionar saldo pendiente del mes anterior, descontar anulaciones y restar consignaciones previamente realizadas.
- Gracias a la nueva funcionalidad de consulta, el RNDC muestra esta liquidación de forma consolidada, facilitando la conciliación financiera.
- Además, el sistema permite descargar un archivo Excel con detalle completo de movimientos, incluyendo fecha de ingreso, año, mes, número de radicado, tipo de operación, valor a pagar, valor retenido, identificación del titular y placa del vehículo.
Conclusión
El efecto económico de esta retención cambia dependiendo del modelo de negocio.
En empresas con flota propia, el impacto suele ser prácticamente nulo. Esto se debe a que cuando la empresa es simultáneamente titular del manifiesto y tenedora del vehículo, el RNDC generalmente registra valor a pagar en cero.
Bajo esa lógica matemática, si el valor a pagar es $0, la retención FOPAT también será cero.
Sin embargo, para operaciones con terceros, propietarios independientes o conductores externos, sí existe impacto real.
En estos casos, la retención representa un descuento obligatorio adicional que se suma a otros conceptos como retención en la fuente e ICA, reduciendo directamente el neto a pagar del flete.
Esto implica menor ingreso líquido para el tercero transportador.
¿Qué deben hacer las empresas ahora?
La actualización obliga a revisar procesos internos de manera inmediata.
Las empresas deberían validar que el cálculo de retención esté ejecutándose correctamente tanto en expedición como en cumplidos, revisar conciliaciones mensuales entre RNDC, contabilidad y consignaciones DIAN, y capacitar equipos de operaciones, despacho, contabilidad y facturación.
Para empresas integradas vía web service, la guía también exige incluir la etiqueta RETENCIONFOPAT dentro del XML utilizado para registrar expedición y cumplidos del manifiesto.
Conclusión
La actualización de la Guía de Retención FOPAT versión 2 representa una mejora operativa importante para el sector transporte.
La nueva consulta de retenciones dentro del RNDC no solo simplifica el cálculo y pago a la DIAN, sino que reduce errores de conciliación, mejora trazabilidad y fortalece el cumplimiento tributario.
Aunque el cambio parece meramente operativo, su impacto puede ser significativo en flujo de caja, control financiero y relación con terceros.
Por ello, las empresas transportadoras deberían revisar cuanto antes sus procedimientos internos y adoptar esta nueva funcionalidad como parte de su control operativo mensual.
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