¿Quién debe aparecer como titular del Manifiesto de Carga y quién responde por el conductor?: El transporte de carga en Colombia involucra múltiples actores: propietarios, poseedores, tenedores, conductores y empresas transportadoras. Sin embargo, una de las preguntas más frecuentes en el sector es: ¿quién debe figurar como titular del Manifiesto de Carga y quién asume las responsabilidades laborales del conductor?
Esta pregunta ha cobrado mayor relevancia con los cambios introducidos por el Decreto 1017 de 2025 y las nuevas exigencias de control en el RNDC.
Propietario, poseedor y tenedor: ¿cuál es la diferencia?
Aunque muchas veces se utilizan como si fueran lo mismo, jurídicamente existen diferencias importantes:
Propietario
Es la persona que aparece registrada en el RUNT como dueña del vehículo y posee el derecho de dominio sobre el automotor.
Poseedor
Es quien utiliza y explota económicamente el vehículo como si fuera suyo, aunque todavía no figure como propietario en el registro.
Tenedor
Es quien tiene el vehículo mediante un contrato como arrendamiento, leasing, renting o administración, reconociendo que la propiedad pertenece a otra persona.
La diferencia es fundamental porque determina quién recibe los ingresos derivados de la operación y quién asume ciertas responsabilidades legales.
¿Quién es el titular del Manifiesto de Carga?
La normativa vigente establece que el titular del Manifiesto de Carga puede ser el propietario, poseedor o tenedor del vehículo, siempre que sea quien realmente explote económicamente la operación y asuma los costos asociados al transporte.
Esto significa que la empresa transportadora no debe limitarse a verificar quién aparece en el RUNT, sino identificar quién:
- Asume combustible, peajes y mantenimiento.
- Contrata al conductor.
- Administra la operación del vehículo.
- Recibe los beneficios económicos del servicio.
Por esta razón, el pago del “valor a pagar” debe realizarse a quien realmente explota el vehículo y no necesariamente al propietario registrado.
¿Quién debe contratar al conductor?
La obligación principal recae sobre quien explota efectivamente el vehículo, ya sea propietario, poseedor o tenedor.
Esta persona debe:
- Contratar formalmente al conductor.
- Afiliarlo al Sistema de Seguridad Social.
- Garantizar la afiliación a riesgos laborales según la actividad desarrollada.
- Cumplir con todas las obligaciones laborales y prestacionales.
Las autoridades verifican la relación real de subordinación y no únicamente la documentación formal.
La responsabilidad solidaria de la empresa transportadora
Uno de los aspectos más importantes es que la empresa transportadora habilitada puede ser responsable solidariamente por obligaciones laborales relacionadas con los conductores.
La jurisprudencia ha señalado que esto ocurre porque:
- El transporte es parte de su actividad principal.
- Obtiene beneficios económicos de la operación.
- Ejerce controles sobre la actividad transportadora.
- Participa directamente en la cadena logística.
Por ello, aun cuando el conductor sea contratado por un tercero, la empresa transportadora puede verse involucrada en reclamaciones laborales.
¿Qué documentos permiten acreditar la explotación del vehículo?
Cuando quien explota el vehículo no es el propietario registrado, es indispensable contar con soportes documentales adecuados.
Entre los documentos más utilizados se encuentran:
Contrato de arrendamiento, leasing o renting
Permite acreditar la calidad de tenedor y debe establecer claramente los derechos económicos y las obligaciones operativas.
Contrato de administración de vehículo
Autoriza al administrador para gestionar la operación y percibir los ingresos derivados del transporte.
Promesa de compraventa con entrega de posesión
Puede demostrar la calidad de poseedor cuando incluye la entrega material del vehículo y la autorización para explotarlo económicamente.
¿Sirve una simple carta de autorización?
No es recomendable.
Las cartas simples o autorizaciones informales generan importantes riesgos porque no acreditan de manera suficiente la explotación económica del vehículo ni soportan adecuadamente los pagos realizados.
Además, pueden generar observaciones por parte de autoridades de transporte, laborales o tributarias.
Recomendaciones para las empresas transportadoras
Para reducir riesgos laborales, fiscales y operativos, las empresas deberían:
- Exigir contratos formales cuando el titular económico no sea el propietario registrado.
- Verificar periódicamente la afiliación y contratación de los conductores.
- Mantener actualizada la documentación de explotación del vehículo.
- Validar que exista coherencia entre el titular reportado en el RNDC y quien recibe los pagos.
- Evitar soportar operaciones únicamente con cartas de autorización.
Conclusión
La correcta identificación del titular del Manifiesto de Carga no es solo un requisito operativo, sino una medida clave para reducir riesgos laborales, fiscales y regulatorios. La empresa transportadora debe verificar quién explota realmente el vehículo, quién contrata al conductor y qué documentos respaldan dicha relación. Una gestión documental adecuada fortalece el cumplimiento normativo y brinda mayor seguridad jurídica a todos los actores de la cadena logística.
